Interne communicatie meten

Heb je soms het gevoel dat je 'maar wat doet' met je interne communicatie? En dat je wel wat structuur kunt gebruiken om te laten zien hoe belangrijk het is?

Dan is het tijd voor de volgende stap. Tijd om je interne communicatie te meten. 

Kijk. Lang niet iedereen binnen je organisatie begrijpt waarschijnlijk de waarde van interne communicatie. 

Het wordt gezien als iets dat op de 2e plek staat. Of de 3e of 4e plek. 

Onterecht. Laten we dat voorop stellen. 

Maar toch, het is soms zo.

Dat komt omdat de opbrengsten niet altijd direct zichtbaar zijn. Anders dan bij de externe communicatie en marketing. 

Toch weten we het allemaal. Een goede interne communicatie draagt bij aan: 

•  Een betere samenwerking tussen teams
•  Minder personeelsverloop
•  Minder weerstand bij veranderingen
•  Betere werkcultuur

Maar hoe kun je dit nou hard maken? 

Hoe kun je dan ervoor zorgen dat de rest van de organisatie ook meer voelt dat interne communicatie onmisbaar is?

In deze blog ga ik je 1 simpele manier laten zien om je data inzichtelijk te maken. 

Uiteindelijk heb je snel 1 simpel documentje waarin je de effectiviteit kunt laten zien van je interne communicatie. 

Here we go. 

Stap 1. Wat wil je bereiken?

Allereerst de belangrijkste vraag vooraf. Wat wil je bereiken komende tijd? Ik ga nu niet met die oersaaie 'Stel relevante KPI's' op termen gooien. 

Nee. 

Om je doelen te bepalen, dat doen we in 3 simpele stappen. 

1. Hoe ziet jouw krantenkop eruit? 

Je denkt nu misschien: huh? Krantenkop? 

Yes. 

Stel het is 2030 en je opent een krantenkop. Waar zou je dan maar een fractie aan bijgedragen willen hebben? 

Waar zou je hart sneller van gaan kloppen? 

Een voorbeeld van een krantenkop waar mijn hart sneller van gaat kloppen: 

"Werkend Nederland gelukkiger dan ooit: iedereen voelt zich gezien, gewaardeerd en blij."

Hoe ziet jouw krantenkop eruit? 

Neem even de tijd om die krantenkop uit te denken. Dit is enorm belangrijk voor je eigen missie. Je eigen 'waarom'. Als je dit niet scherp hebt, dan zul je op de moeilijke momenten alles uit wilskracht moeten halen. En dat is iets wat je liever niet wil. 

Op de moeilijke momenten denk je terug aan jouw krantenkop. Daar doe je het allemaal voor. 

2: waarom doe je aan interne communicatie? 

Een lastige vraag. Maar waarom doe je eigenlijk aan interne communicatie? Heb je daar wel eens bij stilgestaan? 

• Doe je het omdat het moet van de directie? 
• Doe je het vanuit een gewoonte, omdat het elk jaar op de agenda staat? 
• Of doe je het omdat je iets wil bereiken dit jaar? 

Je kunt wel raden dat de meest duurzame manier de 3e is. Dat je het doet om iets te bereiken. Ik stel voor dat je hierover nadenkt. Als je dat nog niet had gedaan. 

Kijk vervolgens of je dit concreter kunt maken. Wat wil je dan precies bereiken? 

Bijvoorbeeld minder personeelsverloop. Een mooi doel. 

• Maar hoeveel minder personeelsverloop? 
• Is dit ergens inzichtelijk momenteel? (misschien bij de HR afdeling?)
• Hoeveel verloop is er nu? 

En stel je zou aan het eind van het jaar minder personeelsverloop hebben. Dan is het alsnog lastig hard te maken dat dit door interne communicatie komt. Klopt. Toch kun je wel degelijk laten zien dat het vaak de combinatie is die ervoor zorgt dat een doel bereikt wordt. 

3: doe een 0-meting

Kijk hoe je interne communicatie er nu voor staat. Denk hierbij ook aan de doelen die je vooraf hebt opgesteld. 

Een aantal voorbeelden. 

Is je interne communicatie doel minder personeelsverloop?

Laat dan met data zien wat nu het personeelsverloop is. 

Is je interne communicatie doel een betere samenwerking tussen teams?

Verzamel met enquetes en feedback informatie die aantoont wat teams nu van de samenwerking onderling vinden. 

Op deze manier krijg je inzichtelijk hoe alles er momenteel voor staat. 

Klaar voor de volgende stap

Heb je de 0-meting gedaan? Mooi. Dan is het tijd voor de volgende stap. Alles wat we zojuist hebben behandeld gaat namelijk over je eigen intrinsieke motivatie en de meting waar je nu staat. Aan het eind van je periode (bijvoorbeeld een kwartaal of een jaar) kan je kijken welke invloed je interne communicatie heeft gehad. 

Dan is het nu tijd om je interne communicatie te meten. Zodat je in ieder geval kan aantonen wat het effect is van je interne communicatie. Dat vindt een directie en een management vaak erg belangrijk.   

Stap 2: hoe meet je jouw interne communicatie middelen?

Oke dan. De fundering is gelegd. Het is tijd om je interne communicatie middelen te meten. Dit doe je met bepaalde metrics. In 2.1 tot en met 2.5 zie je een aantal middelen staan die bij de meeste organisaties wel aanwezig zijn. Ik noem per middel een metric. 

Gevoel minstens zo belangrijk als data

Man, wat zie je tegenwoordig toch veel focus op data. En terecht ook, want het is belangrijk. Maar gevoel wordt vaak niet begrepen. 

Als je jouw data aanvult met gevoel, dan kun je zo goed je interne communicatie verbeteren. 

Maar hoe doe je dat? 

1 woord.

Comments.

Meer hierover bij punt 2.2. 

2.1 Interne nieuwsbrief

Misschien verstuur je al een interne nieuwsbrief. Maar hoe kan je nu zien welk artikel goed scoort? Of wat relevant is voor je lezers? 

Dit kun je zien met:

Open rates (OR)

Dit is het openingspercentage van je nieuwsbrief.  

Wat heeft het meeste effect op de open rate? 

Meestal is dat een titel of een ondertitel. Die moet een bepaalde emotie uitlokken om de nieuwsbrief te openen. Ik heb in mijn tijd als nieuwsbrief specialist bij een grote organisatie veel getest met titels. 

Wat me opviel is dat wanneer ik 'Belangrijk' in de titel zette, ik echt een mega groot open rate kreeg. Maar let op: doe dit niet bij elke nieuwsbrief. Dat kan irritant worden. Maar als je publiek echt even iets niet mag missen, dan is het verstandig om dit in je titel op te nemen. Maar dat even als zijspoort. We hebben het natuurlijk over je interne communicatie meten vandaag! 

Click through rates (CTR) 

Dit zijn de doorkliks op een artikel. Stel je link vanuit de nieuwsbrief door naar een interne podcast of het intranet. Dan weet je hoeveel mensen er hebben doorgeklikt. CTR is ontzettend belangrijk, omdat je dan weet of de titel van je interne nieuwsbrief bijvoorbeeld de verwachting schept van je lezer. En het zegt iets over de kwaliteit van je artikelen. 

Best scorende artikelen

Ik was zelf ook altijd fan van de best scorende artikelen noteren. Zo weet je exact wat er leeft bij je medewerkers. En dat is prettig om te weten. Intern zijn dit toch vaak de 'basics' wat het personeel direct aangaat. Daar schreef ik al eerder iets over in de blog 'Hoe je jouw interne communicatie vandaag nog verbetert'. Eerst de basis info, daarna de rest. 

Voor nieuwsbrieven zijn dit de 3 belangrijkste metrics. 

2.2 Intranet

Dan het intranet. Wat kun je daaruit aflezen? 

Views

Vaak zijn berichten op het Intranet geplaatst door een communicatie medewerker of adviseur. De relevantie van je bericht kun je checken met het aantal views op dit bericht. Het lastige aan views is dat het zo weinig zegt. Een bericht kan heel veel views hebben, maar bijvoorbeeld 0 interactie in de comments. Of een bericht kan weinig views hebben, maar veel interactie in de comments. Views en comments zijn daarom een huwelijk. Net als CTR en OR bij nieuwsbrieven. 

Comments

Dan de comments. Hier kun je ontzettend veel mee. In de comments lees je vaak exact wat er leeft in je organisatie. Daar kun je echt iets mee. Het zijn soms letterlijk de eerste gedachtes en gevoelens die mensen hebben bij bijvoorbeeld bepaald nieuws in je organisatie. 

1 ding is zeker. Een bericht zonder comments, dat wil je liever niet. Dan heeft je bericht vaak te weinig gevoel opgeleverd bij de medewerkers. 

Best scorende artikelen

Je doet er ook altijd goed aan om de best scorende artikelen te laten zien van je Intranet. Maak onderscheid tussen views en comments. 

Wees blij met negatieve comments

He? Wat? 

Ja echt. Wees blij met negatieve comments. Zo weet je exact wat er speelt bij je doelgroep. En dan weet je ook of wat je zendt, ook daadwerkelijk leeft bij de belevingswereld van je interne doelgroep. Oordeel er niet over. Bekritiseer ze niet. Vraag uit (eventueel in een persoonlijk bericht) waar de frustratie zit. Daar kun je heel veel mee met jouw interne communicatie. 

2.3 Interne socials

Interne social media zoals Yammer en Slack zijn geweldig als medewerkers ze actief gebruiken in je organisatie. Ze staan bomvol met posts die leven voor jouw medewerkers. Daar kun je echt iets mee. 

Best scorende posts

Check welke posts het beste scoren. Net als bij je intranet. Is belangrijk om de top 5 best scorende posts te noteren van je interne socials. Noteer ook comments die opvallen bij deze posts. 

2.4 Interne podcast

Allright. Dan de interne podcast. Een middel die nog niet zo bekend is in Interne communicatie, maar wel ongelofelijk veel potentie heeft. 

Bij FlowTalk maken wij interne podcasts. En de metrics van podcasts zijn erg goed. Je kan trouwens meer lezen over de interne podcast in deze blog, of je kan ons gratis E-book downloaden: 5 succesvolle praktijk cases van interne podcasts. Waarin we je 5 concrete voorbeelden laten zien hoe een interne podcast al wordt ingezet bij grote organisaties als Netflix. 

Luistertijd

Je kan de effectiviteit van je interne podcast goed meten door te kijken naar de luistertijd. Hoelang blijven je medewerkers geboeid? 

Streams

Met het aantal streams kan je zien hoevaak de podcast is beluisterd. Handig om te weten. 

Uitstapmomenten

Wil je weten wanneer je podcast te langdradig is? Ook dit kun je uitmeten. Met uitstapmomenten kan je kijken waar de meeste medewerkers hun aandacht verliezen. 

Luistermomenten van de dag

Ook kan je zien op welk tijdstip het meest beluisterd wordt, wat ook weer inzicht geeft in de momenten wanneer je medewerkers de tijd nemen om je interne communicatie berichten te bekijken. 

2.5 overige middelen

Naar je intranet kun je nog middelen hebben als video. Hierbij kun je de kijktijd en het aantal streams gebruiken voor de meetbaarheid. 

En nu? 

Nu is het tijd om alles samen te voegen in een visual. Niemand wil tegenwoordig meer van die lange rapportages lezen. Dus maak het aantrekkelijk om je interne communicatie resultaten te laten zien. 

Stap 3: alles samenvoegen in een visual

Uiteindelijk kun je alle data die je hebt samenvoegen in een visual. Geen dikke rapporten, maar lekker overzichtelijk in een PDF. Zo kun je jouw stakeholders laten zien dat je jouw interne communicatie meetbaar hebt gemaakt. 

Om je te helpen heb ik een voorbeeld visual gemaakt. Die kan je hier bekijken. Geen zorgen, je hoeft hiervoor geen mailadres achter te laten. 

Wil je wel graag dat we je gratis tips geven over een interne podcast? Download dan ons gratis E-book. Of plan gerust een gratis strategiesessie in. 

Heel veel succes! Heb je nog vragen, laat het me gerust weten in de comments.