Interne communicatie verbeteren
Je interne communicatie verbeteren. Dat kan lastig zijn.
Vooral in grote organisaties.
Vanaf 50 FTE's wordt het al lastiger om iedereen goed te bereiken.
Op zo'n moment wordt interne communicatie steeds belangrijker. Maar hoe pak je dat aan?
In deze blog leggen we je alles uit wat je moet weten om je interne communicatie te verbeteren.
1. Wat is goede interne communicatie?
In het kort. Goede interne communicatie bevordert een goede samenwerking. Punt. Zo simpel is het.
Maar hoe ziet dat er dan uit?
Dat delen we op in een piramide. Ken je de piramide van Maslow? Die gaat over menselijke behoeftes. Zie hier:
De piramide van Maslow
Onderin heb je de basis behoeftes. Zoals eten, drinken etc. Bovenin staan de behoeftes die je hebt als de onderste 'stenen' van de piramide op orde zijn.
Als je geen eten en drinken hebt, dan is sociaal contact minder belangrijk.
Als je je niet veilig voelt, dan is sociaal contact minder belangrijk.
Deze piramide hebben wij omgebouwd bij FlowTalk. Die ziet er als volgt uit:
De interne communicatie piramide van FlowTalk
Laag 1: Belangrijk updates
Dit zijn ontwikkelingen binnen je bedrijf die iedereen moet weten. Denk aan reorganisaties, belangrijk bedrijfsnieuws (zoals fusies en overnames), en alles wat een medewerker direct aangaat.
Laag 2: Goede samenwerking
Dit is interne communicatie die direct een goede samenwerking bevordert. Denk hierbij aan een inkijkje bij specifieke afdelingen. Of aankondigingen van evenementen & teambuilding. Zonder een goede samenwerking is er namelijk weinig binding met de organisatie. En dat zorgt voor verloop.
Laag 3: Verbinding met elkaar
Een hele belangrijke. Naast de inhoud, moeten medewerkers ook de verbinding met elkaar voelen. De cultuur van een bedrijf is hierbij erg belangrijk, maar met interne communicatie kun je op dit vlak ook veel. Bijvoorbeeld leuke evenementen, of interne communicatie voor en door medewerkers (zoals een interne podcast).
Laag 4: Succesverhalen
Waardering krijgen en het gevoel van belangrijk-zijn is enorm belangrijk voor de mens. Als je een specifieke medewerker of een team in het zonnetje zet, dan is dit enorm waardevol voor je bedrijf. Denk aan een succes case van een team. Of een mooi verhaal van een medewerker.
Laag 5: Kennis & ontwikkeling
Als mensen hebben we de behoefte om ons constant te ontwikkelen. Je interne communicatie kan ook gefocust zijn op kennisdeling en ontwikkeling. Bijvoorbeeld door de succesverhalen, maar ook door kennisdeling van afdelingen onderling. Zo kan een communicatie afdeling bijvoorbeeld veel leren van een afdeling die veel doet met data. En een legal afdeling kan veel leren van communicatie.
Eerst de basics, daarna de rest
Zoals je ziet kun je dus al veel met de basics van je interne communicatie. Regel eerst de basiszaken, zodat iedereen eerst weet waar alle belangrijke informatie te vinden is. Kijk daarna wat je extra kunt toevoegen.
2. Interne communicatie voorbeelden (voor en nadelen)
Ik kan me voorstellen dat je behoefte hebt aan een aantal voorbeelden van interne communicatie.
Hieronder noem ik 4 voorbeelden van online communicatie. Interne communicatie vindt namelijk ook offline plaats, door narrowcasting en live events.
Maar hierbij 4 online voorbeelden met elk voor en nadelen.
2.1 Intranet
Je maakt er misschien al gebruik van binnen je bedrijf. Het intranet. Via deze online omgeving geef je belangrijke updates over je bedrijf. Hierbij een voorbeeld van zo'n intranet.
Zoals je kunt zien zie je hier nieuwsupdates. Maar ook relevante video's en pers releases.
Een intranet is een must voor organisaties. Het is letterlijk een verzamelbak van belangrijke informatie en documentatie.
Het enige nadeel: soms is de interface ietwat onoverzichtelijk. Richt je intranet dus goed in. Zodat de belangrijkste informatie goed vindbaar is. Zoals loonstrookjes, evenementen en bijvoorbeeld vrije dagen opnemen.
Eerst de basics op orde.
Voordelen Intranet
- Alles op 1 plek
- Startpagina van je bedrijf
- Belangrijke updates bereiken je medewerkers
Nadelen Intranet
- Kan onoverzichtelijk zijn
- Niet altijd gebruiksvriendelijk
Een intranet is een must voor ieder groot bedrijf. Maar wees je bewust van het feit dat het de onderste laag van de interne communicatie piramide vooral dekt. De basics zijn op orde.
2.2 Interne nieuwsbrief
Met tools als Spotler kun je een interne nieuwsbrief versturen. Een nieuwsbrief is een goede tool om je mensen te bereiken. Mits je de juiste content toestuurt.
De voordelen van een interne nieuwsbrief zijn vooral dat je echt iedereen een mail kunt sturen. Dus het bereik is best goed. De nadelen zijn vooral dat een 'overdaad' irritant kan zijn.
Daarnaast sneeuwt een nieuwsbrief makkelijk onder in een mailbox. De meetbaarheid is prima, maar het zegt nog weinig over de echte kwaliteit van je mails.
Voordelen interne nieuwsbrief
- Groot bereik
- Relevant
Nadelen interne nieuwsbrief
- Beperkte meetbaarheid
- Sneeuwt makkelijk onder in een nieuwsbrief
- Geen structuur en overzicht
2.3 Interne social media
Met tools als Yammer en Slack kun je jouw interne communicatie omtoveren tot een intern social media platform. Medewerkers kunnen posts plaatsen en op elkaar reageren.
Dit versterkt het community gevoel binnen je organisatie. Maar het kan ook zorgen voor ruis en afleiding. Als je de juiste gedragsrichtlijnen hebt uitgelegd, dan kan zo'n intern social media platform best prima werken. Je komt er bijvoorbeeld achter wat er leeft binnen je organisatie. En wat medewerkers belangrijk vinden.
Nadelen zijn dat je dus best veel 'ruis' kunt krijgen. Vooral bij grote organisaties. Medewerkers gaan bijvoorbeeld plaatsen dat ze meedoen aan een marathon of andere prive zaken. Dat kan erg leuk zijn voor de verbinding, maar niet iedereen zit hierop te wachten.
Afhankelijk van je cultuur kun je je keuze maken.
Voordelen interne social media
- Je komt erachter wat er speelt
- Informeel en laagdrempelig
- Zorgt voor verbinding onderling
Nadelen interne social media
- Er kan veel 'ruis' op ontstaan
- Afhankelijk van je bedrijfscultuur
2.4 Interne podcast
Dan hebben we onze expertise bij FlowTalk. De interne podcast. Zonder teveel 'Wij van WC eend adviseren WC eend' taferelen probeer ik toch een objectieve visie te geven over dit medium.
De interne podcast is ontzettend interessant als je jouw interne communicatie wilt versterken. Het heeft een hoog betrokkenheidspercentage (gemiddeld 30+ minuten luistertijd). Het is laagdrempelig en makkelijk in gebruik.
Daarnaast kan je interne podcast content 'repurposen'. Dit houdt in dat je bijvoorbeeld je podcast kan omzetten in een stuk tekst, of een quote video uit de podcast kunt delen op je intranet. Zo versterkt het bijvoorbeeld je interne social media of je intranet en je interne nieuwsbrief.
De interne podcast werkt crossmediaal. Een duur woord voor: inzetbaar op alle mediums die je hebt.
Zelfs offline kun je jouw interne podcast online promoten.
En dan nog een voordeel. Je bereikt ook medewerkers die onderweg zijn. Bijvoorbeeld tijdens een autoritje of medewerkers die volledig remote werken.
Ook de meetbaarheid is super. Je interne communicatie is direct meetbaar, omdat je kunt zien waar mensen afhaken, hoelang ze luisteren en hoeveel een aflevering beluisterd is.
Zijn er ook nadelen? Ja. Een podcast voorbereiden en maken kost wat voorbereiding. Vooral als je met gasten werkt. Dus goed plannen is belangrijk.
Voordelen
- Hoge betrokkenheid (gemiddeld 30+ minuten)
- Content recyclen: op elk medium inzetbaar
- Goede meetbaarheid
Nadelen
- Vergt enige voorbereiding en planning
3. Wat kun je vandaag nog doen om je interne communicatie te verbeteren?
Daar kan ik kort over zijn. Kijk nogmaals naar de piramide:
Check of iedereen je intranet bekijkt. Ga na hoe je interne nieuwsbrief gelezen wordt. Vraag rond hoe mensen het liefst informatie zouden ontvangen. Voeg een nieuw medium toe als je merkt dat hier nog winst te behalen valt. Vergeet ook niet de online communicatie, zoals narrowcasting, events en flyers.
Wordt er nog niet goed samengewerkt en ontstaan er eilandjes?
Kijk of interne podcasts een oplossing kunnen zijn binnen je strategie. Zo kun je een inkijkje geven binnen afdelingen, wat de samenwerking mogelijk bevordert. Stimuleer om informeel met elkaar om te gaan door middel van live events. Tip: doe dit tijdens werktijd. Bijvoorbeeld een korte borrel van 2 uur om even wat leuks te doen samen. Of samen sporten. Nog mooier!
Is er niet genoeg verbinding met elkaar?
Ga na waardoor dat komt. Hoe je dit merkt? Er zijn veel eilandjes. Afdelingen zitten tijdens de lunch vooral bij elkaar in plaats van verspreid. Dit geldt ook voor tijdens het werkt. Voor sommige medewerkers kan het spannend zijn om meer verbinding onderling te krijgen. Maak de drempel lager, bijvoorbeeld door de interne podcast. Zo leer je medewerkers beter kennen, zonder dat je op ze af hoeft te stappen. Daarnaast hoef je niet voor de camera te verschijnen. Ook een drempel minder.
Er is er te weinig waardering?
Zet medewerkers in het zonnetje. Deel complimentjes uit. Deel succesverhalen. Zorg voor een positieve sfeer en een leuke werkomgeving. Bijvoorbeeld door succes samen te vieren.
Zijn er te weinig doorgroeimogelijkheden en mogelijkheden om kennis op te doen?
Kijk of je gratis e-learnings kunt toevoegen aan je interne communicatie middelen. Mensen willen altijd blijven leren en ontwikkelen. Stimuleer dit. Creëer een learning culture. Bijvoorbeeld door te leren van elkaar en elkaars succesverhalen. Maar ook interessante learnings van derden.
Op zoek naar inspiratie voor interne communicatie?
In ons gratis E-book laten we concrete voorbeelden zien van interne communicatie van Netflix en Delloite. Specifieker: hoe zij een interne podcast inzetten om medewerkers beter te verbinden aan het bedrijf. Lees hier meer over ons E-book.