Wil je graag weten of een interne podcast geschikt is voor jouw organisatie? Na het lezen van deze blog weet je exact wat de voordelen zijn, wat er allemaal bij komt kijken en heb je overzicht in wat je kunt verwachten.
1. De interne podcast in het kort
Interne podcasts zijn opkomend. Vooral voor grote organisaties met veel thuiswerkers, mensen die veel onderweg zijn of organisaties die bezig zijn met een grote verandering. Denk aan reorganisaties en politiek gevoelige organisaties.
Organisaties als Netflix en American Airlines zetten de interne podcast al volop in. Maar ook in Nederland zijn er veel organisaties die de podcast omarmen voor interne communicatie.
Welke organisatie het ook is. 1 ding hebben ze gemeen met elkaar:
Er moet zo duidelijk en goed mogelijk gecommuniceerd worden.
Vaak is het een enorme uitdaging om intern goed te communiceren. Vooral als je bijvoorbeeld veel werkt met video's of tekst.
De grootste problemen:
- Werknemers lezen lang niet alles wat je zendt.
- Met tekst is er vaak weinig nuance te brengen
- Video's zijn vaak geregisseerd en voelen minder echt aan.
Dan hebben we de podcast. De interne podcast.
In deze blog staat alles wat je moet weten over de interne podcast.
2. Wat zijn interne podcasts?
Een interne podcast is een afgeschermde podcast voor je organisatie. Het wordt ook wel een private podcast genoemd. Dit betekent dat alleen jij en je medewerkers bij deze podcast kunnen.
In deze podcast kan je belangrijke bedrijfsinformatie delen op een transparante manier. Dat komt omdat de interne podcast intiem aanvoelt.
Het is anders dan een geregisseerd filmpje of een geschreven tekst. Er zijn echte mensen aan het woord.
3. Voordelen van interne podcasts
Interne podcasts hebben ontzettend veel voordelen. Hier vind je er 9.
3.1 Betere medewerkersbetrokkenheid
Voor veel organisaties is het lastig om personeel betrokken te houden. Vooral wanneer er veel verschillende afdelingen zijn ontstaan. Dan heb je wel eens conflicten.
Er ontstaan 'eilandjes'. Dat zijn afdelingen binnen een organisatie die weinig contact hebben met elkaar. Dat betekent: minder connectie met de rest van de organisatie. Hierdoor ontstaat er wel eens miscommunicatie.
De podcast kan zorgen voor meer begrip en connectie tussen deze afdelingen. In onze gratis Whitepaper geven we een aantal voorbeelden hoe bijvoorbeeld Netflix dit aanpakt.
Een enorme organisatie, die het toch voor elkaar krijgt om een goede verbinding te krijgen tussen collega's. Hierdoor wordt er minder tijd en geld verspilt. De podcast is een hele belangrijke schakel hierin.
3.2 Fijne bedrijfscultuur
Hoe tof is het om een podcast te hebben voor en door medewerkers? Die ene collega van die afdeling die je amper kent deelt zijn of haar verhaal. Dat zorgt voor een dynamische bedrijfscultuur.
Waarom? Op een niet-geregisseerde manier kun je laagdrempelige een podcast maken. Dus lekker vrijuit praten en een beetje lachen met elkaar.
Podcasts geven je bedrijfscultuur kleur!
3.3 Warme onboarding
In onze LinkedIn live die je hier terug kunt kijken hadden we het er al over. Interne podcasts zijn de manier om medewerkers welkom te heten. En het is ook aangetoond:
69% van de werknemers die een goed gestructureerd onboardingprogramma hebben gevolgd, hebben meer kans om 3 jaar bij een organisatie te blijven. (Bron: SHRM)
Waarom een onboarding podcast?
De podcast heeft de reputatie dat het echt aanvoelt. Je kan meer context en nuance geven in een gesprek. Dat maakt het geschikt voor een onboarding. Geen geregisseerde filmpjes of lange documentatie.
Maar een echt gesprek dat je met volle aandacht kun beluisteren.
Daarnaast kan je met een podcast multitasken, dus ook medewerkers onderweg kunnen een onboarding volgen. Dat scheelt weer inwerktijd.
3.4 Employer branding
Een sterke interne communicatie zorgt voor een sterk werkgeversmerk. Maar hoe kun je dat versterken?
Bijvoorbeeld door een goede interne podcast te maken.
- Wat doet een afdeling finance bijvoorbeeld binnen je organisatie?
- Of een legal afdeling?
Geef een kijkje achter de schermen. Dat versterkt de samenwerking. En misschien is het ook wel tof om die podcast openbaar te zetten. Wel even letten op privacy gevoelige informatie.
In onze E-book vind je meer voorbeelden van bedrijven als Netflix en American Airlines.
3.5 Soepel veranderen
Reorganisatie brengen ontzettend veel emoties met zich mee:
- Kan ik mijn baan nog wel behouden?
- Kan ik nog wel hetzelfde werk blijven doen?
- Blijven mijn leuke collega's nog wel dichtbij mij?
Goed en duidelijk communiceren is op zo'n moment van levensbelang voor een organisatie. Waarom? Anders gaan mensen lopen. Of ze vallen misschien wel uit vanwege de stress en de onzekerheid die eraan komt.
Met de interne podcast kun je jouw mensen goed inlichten. Je kan nuance brengen door het gebruik van je stem. Dit voelt heel anders dan een geregisseerd filmpje of een stuk tekst.
Ook bereik je medewerkers die onderweg zijn beter. Ook zij moeten goed meekrijgen wat de reorganisatie voor hen betekent.
3.6 Kennisdeling
Er is zoveel kennis beschikbaar binnen veel organisaties. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen van elkaar kan leren? En wat gebeurt er als er belangrijke medewerkers met veel kennis vertrekken?
Een interne podcast die kennisdeling bevordert kan helpen.
Stel: je senior medewerker, die al 20 jaar bij je werkt en ontzettend veel kennis en ervaring heeft, gaat bij je weg.
Binnen een maand vertrekt hij. Hoe zorg je dat die kennis behouden blijft? Tijd om alles te documenteren is er namelijk niet altijd. De senior medewerkers alles laten overdragen is mogelijk, maar ook tijdrovend.
Met een goede podcast kan je de kennis opslaan van deze medewerker. De medewerkers die het over moeten nemen kunnen vakinhoudelijk horen hoe alles in z'n werk gaat.
En het mooie? Je kan timestamps toevoegen aan je podcast. Handig wanneer je bijvoorbeeld net dat ene stukje uit die lange podcast even terug moet luisteren.
Ontzettend waardevol!
3.7 Minder verloop
De kosten van het verliezen van een medewerker in het eerste jaar worden geschat op minimaal 3 keer het salaris. (Bron: The Wynhurst Group)
Ik zeg het nog een keer.
Een medewerker verliezen in het 1ste jaar, staat gelijk aan 3x het salaris.
Maak dat rekensommetje is bij een grote organisatie. Het kost werkelijk bakken met geld als medewerkers binnen 1 jaar vertrekken.
En bedenk ook hoelang het kost om die medewerker goed in te werken.
Met goede interne podcasts kan je verloop tegen gaan. Dat komt omdat een medewerker op deze manier meer binding voelt bij een organisatie. De 'why' wordt beter voelbaar.
En dat is ontzettend belangrijk om medewerkers langer binnen te houden.
Wist je dat het aantal Gen Z podcast luisteraars 2x zo snel groeit dan andere luisteraars? (Bron: Spotify)
De nieuwe generaties luisteren dus al veel podcasts. Het is een veelgebruik medium om informatie te consumeren.
3.8 Blije medewerkers
Wij hebben interne podcasts gemaakt om de sfeer binnen een bedrijf te verbeteren. Je zult het zelf merken. Alleen al het maken van een podcast brengt zoveel enthousiasme en plezier met zich mee. Natuurlijk omdat het nieuw is, maar ook omdat medewerkers echt in het zonnetje staan.
Bijkomend voordeel: ze hoeven niet op de camera. Dat is vaak toch een extra drempel voor veel mensen. Gewoon lekker over je vak vertellen voor de microfoon. In het begin een beetje spannend, maar later voelt dat beter.
Interne podcasts zorgen voor blije medewerkers. Dat is onze ervaring.
3.9 Meetbare impact
Dan het allermooiste. Met onze hosting service kun je jouw interne communicatie echt meten. Zo kun je zien wanneer mensen afhaken. Of hoeveel er geluisterd is. Dat geeft je een goed inzicht over wat er speelt binnen je organisatie.
4. Hoe maak je een interne podcasts?
Een interne podcast maken vergt wat voorbereidingstijd. Zo moet je goed nadenken over je doelen en je plannen.
Een aantal vragen:
Waarom wil je een interne podcast maken?
Hierboven heb ik al een aantal redenen genoemd. Wil je bijvoorbeeld je employer brand versterken? Of wil je graag medewerkers behouden? Beide doelen hebben waarschijnlijk een ander podcast concept nodig. Denk hier goed over na.
Wat wil je ermee bereiken?
Daarnaast wil je vaststellen wat je ermee wil bereiken. Stel je hebt inzichtelijk hoeveel verloop je nu hebt. Doe een 0 meting voor en na bijvoorbeeld 12 afleveringen. Na een jaar maak je de balans op. Is het minder geworden sinds we zijn gestart met intern podcasten? Natuurlijk zijn er meer zaken van invloed, maar het geeft je in ieder geval een (meetbaar) doel.
Inspiratie nodig?
Je kan natuurlijk ook even kijken hoe andere bedrijven de interne podcast inzetten. Voor concrete voorbeelden kun je ons gratis E-book downloaden.
4.1 Planning en conceptontwikkeling
Een interne podcast heeft voorbereiding nodig. Vooral wanneer je werkt met gasten. Interne podcasts worden vaak gemaakt voor en door medewerkers.
Als je werkt in een grote organisatie is het daarom verstandig om je podcast te plannen.
Zowel productie als de gasten moeten namelijk aanwezig zijn tijdens de opnames. Dat wil je niet een week van tevoren allemaal plannen. Helemaal als er veel mensen part-time werken binnen je organisatie.
Als je een strakke planning hebt neergezet, dan is het tijd voor conceptontwikkeling. Je bedenkt een naam, een script en een format.
4.2 Opnameapparatuur en technische vereisten
Het opnemen van een podcast kan soms een uitdaging zijn. Vooral wanneer je een grote organisatie hebt, zit je soms met rechten van je laptop.
Daardoor kan je bijvoorbeeld niet de juiste software installeren om op te nemen.
Interne podcast opnemen
Geluidskwaliteit is belangrijk bij een interne podcast. Vooral wanneer je een grote organisatie hebt. Opnemen kan al met een simpele audio interface en een paar microfoons.
Maar bij professionele opnames heb je te maken met andere zaken, zoals het goed afstellen van een noise gate & compressie in de microfoons, ruis vermijden en een goede opname ruimte.
Als je het goed wilt aanpakken doe je er verstandig aan om de productie uit te besteden.
4.3 Scripting en gespreksleiders
Het scripten van een interne podcast helpt bij het structureren en organiseren van de inhoud. Zo breng je een duidelijke boodschap over in iedere aflevering. Het zorgt ook voor structuur en herkenbaarheid.
Zorg ervoor dat het script een logische flow heeft. Maar je hebt ook wel eens van die podcasts die helemaal 'dichtgescript' zijn. Dan is er geen ruimte meer voor spontaniteit. Voorkom dit.
Hoe je dit doet?
Maak gebruik van tijdsblokken. Bijvoorbeeld: 0-10 minuten: introductie. En vertel in een aantal korte steekwoorden waar je het over gaat hebben. Zet de vragen die centraal staan in deze blokken. Zo houd je overzicht.
Gespreksleider kiezen
De gespreksleider (ook wel de host genoemd) van de interne podcast speelt een belangrijke rol. Het zorgt voor herkenbaarheid. Je kan bijvoorbeeld langzaam 'fan' worden van de host. Als hij of zij het goed doet tenminste .
Kies een host die goed kan communiceren, enthousiasme en energie uitstraalt, en in staat is om de luisteraars vast te houden. Dat kan prima iemand uit de organisatie zijn.
De host moet ook vertrouwd zijn met het onderwerp van de podcast en in staat zijn om interessante vragen te stellen en relevante inzichten te delen.
4.4 Postproductie en distributie
Na de opnames is het tijd om je interne podcast te gaan editten en verspreiden.
Dat bestaat uit 2 fases:
- Audiobewerking: Na het opnemen van de podcastaflevering is het tijd voor audiobewerking. Dit omvat het verwijderen van eventuele ongewenste achtergrondgeluiden, het aanpassen van de volumeniveaus, het toevoegen van muziek of geluidseffecten indien gewenst, en het algemeen verbeteren van de geluidskwaliteit. Dit kan met programma's zoals Adobe Audition, Audacity en GarageBand.
- Montage: tijdens de montage 'knippen en plakken' we onderdelen uit de podcast om er een mooi geheel van te maken. Hier voegen we bijvoorbeeld ook een intro, een outro en andere geluidseffecten toe.
- Promotie en communicatie: Een podcast bevat ontzetten veel mooie fragmenten. Tijdens een opname kan je video laten meelopen, waardoor je makkelijk snippets kunt halen uit je aflevering om her te gebruiken op je intranet. Of op je interne social media kanalen. De beste manier om je podcast intern te promoten is via een nieuwsbrief.
5. Onderwerpen voor interne podcasts
Heb je inspiratie nodig voor podcast onderwerpen? Deze formats kunnen je helpen om een start te maken:
5.1 Bedrijfsnieuws en updates
Houd medewerkers op de hoogte van het laatste nieuws en belangrijke updates binnen de organisatie. Denk aan aankondigingen over nieuwe projecten, productlanceringen, uitleg over strategische beslissingen, wijzigingen in beleid of andere belangrijke ontwikkelingen.
5.2 Leiderschap en managementtips
Bied inzichten en advies over effectief leiderschap en management. Nodig leiders binnen de organisatie uit om te spreken over hun ervaringen, best practices en strategieën voor het inspireren en motiveren van teams. Dit bevordert de kennisdeling ook nog eens.
5.3 Teamwork en samenwerking
Geef een inkijkje in elkaar werk. Wat gebeurt er bijvoorbeeld bij de afdeling juridische zaken? Of bij de UX afdeling? Door goed te weten van elkaar wat er overal gebeurt, kun je 'haakjes' vinden en beter samenwerken.
5.4 Professionele ontwikkeling en training
Bied educatieve content en praktische tips voor professionele ontwikkeling en groei. Denk aan persoonlijke groei, of een belangrijke kennisoverdracht van een (ex) medewerker. Met een podcast blijft die waardevolle kennis opgeslagen en gedocumenteerd.
5.5 Succesverhalen en werknemerservaringen
Vertel succesverhalen en werknemerservaringen om te inspireren en te motiveren. Nodig medewerkers uit om hun persoonlijke prestaties, uitdagingen en leermomenten te delen. Dat wekt veel enthousiasme! Dit kan medewerkers helpen om van elkaar te leren, zich verbonden te voelen en een gevoel van trots en betrokkenheid bij het bedrijf te versterken.
Maar zoals altijd. Houd altijd je luisteraar in het oog.
Stel jezelf telkens de vraag: is dit interessant voor mijn luisteraar?
Betrek medewerkers bij de keuze van de onderwerpen door middel van enquêtes, feedbacksessies of ideeënverzameling om ervoor te zorgen dat de podcastinhoud relevant en waardevol is.
6. Praktische tips voor een succesvolle interne podcast
Dan nog als uitsmijter een aantal praktische tips voor je interne podcast:
6.1 Ken je doelgroep
Een inkoppertje. Maar begrijp de behoeften, interesses en voorkeuren van je doelgroep. Pas je podcastinhoud aan op basis van hun verwachtingen en zorg ervoor dat de onderwerpen relevant zijn voor hun werk en professionele ontwikkeling. Zij moeten de podcast luisteren. Dus voor hen moet het relevant zijn.
Een paar vragen die helpen om je doelgroep scherp te krijgen:
- Wat zijn hun grootste verlangens?
- Wat zijn hun grootste angsten?
- Welke pijnpunten ervaren ze binnen je organisatie?
Dit klinkt misschien wat negatief en gefocust op problemen, maar het helpt echt om een realistisch inkijkje te krijgen in je doelgroep. Vanuit daar kun je jouw podcast afstemmen op de belevingswereld van deze doelgroep.
6.2 Kies boeiende en relevante onderwerpen
Selecteer onderwerpen die boeiend en waardevol zijn voor je medewerkers. Overweeg om een mix van informatieve, educatieve en inspirerende content aan te bieden.
Varieer ook de presentatiestijl, zoals interviews, discussies of verhalen, om de diversiteit en aantrekkelijkheid te vergroten.
En belangrijk: vergeet niet om een beetje lol te maken! ;-)
6.3 Investeer in kwaliteit en productie
Zorg voor goede apparatuur en technische mensen, of besteed het slim uit. Geluidskwaliteit en een goede productie is van groot belang voor de kwaliteit. Je wil natuurlijk wel dat je boodschap goed aankomt.
Stel je eens voor dat je in een reorganisatie een interne podcast maakt over de ontwikkelingen, maar de geluidskwaliteit is slecht. Dat maakt geen goede indruk.
6.4 Promoot je interne podcast
Ook een inkoppertje. Promoot je podcast goed. Hoe? Met snippets.
Plaats fragmenten uit je podcast op interne communicatiekanalen, zoals je intranet. Een interne nieuwsbrief is het beste kanaal om je podcast te promoten. Moedig medewerkers aan om zich te abonneren op de podcast en om feedback en suggesties te geven.
Wil je een stapje verder? Organiseer live interne evenementen, zoals podcast-luistersessies of discussiegroepen, om medewerkers de gelegenheid te geven om de podcastinhoud te bespreken en ervaringen te delen. Dit kan de betrokkenheid en het gevoel van gemeenschap versterken.
Door deze praktische tips toe te passen, kun je de effectiviteit van je interne podcast vergroten en medewerkers op een boeiende en relevante manier bereiken.
7. Meetbaarheid en evaluatie van interne podcasts
Zoals eerder genoemd kun je ontzettend veel leren van interne podcast data. Dit helpt om je podcast continu te verbeteren.
7.1 Luisteraarsstatistieken en feedback
Houd bij hoeveel medewerkers je interne podcast beluisteren en analyseer luisteraarsstatistieken om inzicht te krijgen in de betrokkenheid en populariteit van de afleveringen.
Kijk naar het aantal downloads, luistertijd en luisterduur per aflevering. Verzamel ook feedback van medewerkers door middel van enquêtes, polls of directe communicatie.
Deze informatie kan je helpen om de podcast verder te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van je publiek.
7.2 Impact op bedrijfsresultaten
Evalueer de impact van je interne podcast op de bedrijfsresultaten. Meet bijvoorbeeld of medewerkers de informatie uit de podcast toepassen in hun werk, of ze zich meer betrokken voelen bij het bedrijf en of de podcast heeft bijgedragen aan hun professionele ontwikkeling.
Verzamel kwantitatieve en kwalitatieve gegevens om een goed beeld te krijgen van de waarde die de podcast toevoegt aan de organisatie.
7.3 Continue verbetering en aanpassing
Podcasten = leren. Je leert continu van je data om nog betere afleveringen te maken. Je komt steeds een stapje verder en je komt ook steeds meer te weten over de luisterbehoefte van je doelgroep.
8. Voorbeelden van succesvolle interne podcasts
We hebben een E-book geschreven waarin we een aantal praktische voorbeelden laten zien van interne podcasts. Het E-book kan je hier gratis downloaden.
9. Conclusie
Ik kan me voorstellen dat je na deze blog denkt 'Wat een werk!'. Maar geloof me. Podcasten is ook vooral doen. Lekker gaan met die banaan. Leren en bijsturen waar nodig. Er komt veel bij kijken, maar het is ontzettend leuk om te doen.
Wil je een keer vrijblijvend sparren met ons over een interne podcast? Plan een gratis strategiegesprek in. We kijken ernaar uit.
